Snellere aanvraagverwerking in de GWW-sector met AI

Joosten Groep is een Nederlandse handelsonderneming, actief in de grond-, weg- en waterbouw. Elke maand verwerken zij honderden aanvragen op basis van RAW-bestekken. Dat zijn formele documenten waarin opdrachtgevers nauwkeurig omschrijven welke werkzaamheden en materialen nodig zijn. In totaal gaat het om zo’n 3.000 uur per maand aan handmatig werk. Gravity ontwikkelt een AI-oplossing die dit proces versnelt en automatiseert.

Het verwerken van RAW-bestekken naar concrete offertes is een belangrijke, maar tijdrovende schakel in het commerciële proces. Elke aanvraag bevat tientallen bestekregels die handmatig moeten worden geïnterpreteerd, gematcht aan producten en verwerkt in een offerte.

Met een volume van duizenden regels per maand loopt de werkdruk snel op, terwijl snelheid en nauwkeurigheid juist essentieel zijn in aanbestedingstrajecten. Dit proces vroeg om een schaalbare en slimme oplossing, zonder concessies te doen aan de controle of datakwaliteit.

Gravity ontwikkelt een AI-gedreven oplossing die het vertalen van bestekken naar offertes stapsgewijs automatiseert. We hanteren een gefaseerde aanpak, waarbij elke stap zorgvuldig wordt gevalideerd:

Stap 1: Validatiefase
We starten klein. Met AI generen we de eerste productmatches op basis van bestekregels, waarna we ze valideren of het proces voldoende potentieel heeft om geautomatiseerd te worden.

Stap 2: Proof of concept
In korte tijd bouwen we een eerste werkende basistool. Medewerkers uploaden RAW-bestanden, waarna de software automatisch bestekregels herkent en koppelt aan producten in het assortiment.

Stap 3: Integratie & doorontwikkeling
In deze fase breiden we de oplossing uit met systeemkoppelingen en finetunen we de gebruikerservaring. Denk aan integraties met ERP-systemen en een intuïtieve UI voor eindgebruikers.